FAQ – Häufig gestellte Fragen

Unser Service-Team ist gerne persönlich für dich da. Du erreichst uns montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr über unsere hebrech-Hotline:

hebrech-Hotline: 0721 – 680788-0

An bundeseinheitlichen Feiertagen sowie an den Feiertagen in Baden-Württemberg (Heilige Drei Könige, Fronleichnam, Allerheiligen) sind wir nicht erreichbar.

Antworten auf viele häufige Fragen findest du jederzeit in unseren FAQ. Alternativ kannst du uns dein Anliegen über das Kontaktformular senden oder uns eine E-Mail an infohebrechde schreiben – wir melden uns schnellstmöglich bei dir zurück.

Die hebrech GmbH & Co. KG ist das Unternehmen hinter unseren Software-Lösungen. Im Jahr 2024 haben wir die Schreibweise unseres Firmennamens vereinfacht und verwenden seitdem ausschließlich Kleinbuchstaben.

HebRech PRO ist unsere etablierte und bewährte Software. In einigen Bereichen wird sie verkürzt als „HebRech“ bezeichnet. Um Missverständnisse zu vermeiden, sprechen wir bewusst von HebRech PRO, wenn die Software gemeint ist.

myhebrech ist unsere neue Software-Generation, die Ende 2025 als Testversion auf den Markt gekommen ist und in Kürze als Vollversion verfügbar sein wird. Sie ist webbasiert und kann daher flexibel überall genutzt werden, wo ein Internetzugang besteht – ganz ohne lokale Installation.

Der monatliche Nettomietpreis für myhebrech beträgt 25,11 €.

Für die integrierte Abrechnungsdienstleistung berechnen wir zusätzlich 1,79 % des Abrechnungsvolumens. Damit erhältst du Software und Abrechnung bequem aus einer Hand.

Bis die Vollversion verfügbar ist, bieten wir dir eine kostenlose Testversion an.

Die Testversion von myhebrech ist seit Dezember 2025 verfügbar.

Das Abrechnungsmodul wird zu diesem Zeitpunkt noch eingeschränkt nutzbar sein. Bis zur vollständigen Verfügbarkeit aller Funktionen stellen wir dir myhebrech in dieser Phase kostenlos zur Verfügung.

Die Übernahme deiner Daten aus HebRech PRO ist geplant, wird jedoch zum Start von myhebrech noch nicht verfügbar sein.

Wir informieren dich rechtzeitig, sobald eine Datenübertragung möglich ist und myhebrech für dich die passende Lösung darstellt.

Ja. myhebrech ist browserbasiert und kann daher flexibel auf allen Endgeräten genutzt werden — auch mobil.

Voraussetzung ist lediglich eine stabile Internetverbindung.

Ja. Da myhebrech unabhängig vom Betriebssystem browserbasiert läuft, kannst du die Software problemlos auch auf Apple-Geräten nutzen.

Ja. Die digitale Dokumentation ist ein zentrales Element von myhebrech und wurde gezielt an deinen Arbeitsalltag angepasst.

Mit myhebrech findest du künftig Dokumentation und Abrechnung gebündelt an einem Ort und musst nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln.

In myhebrech ist bereits eine übersichtliche Kursverwaltung integriert. Du kannst deine Kurse planen und Teilnehmende manuell hinzufügen.

Eine direkte Online-Anmeldung für Kursteilnehmende ist zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht verfügbar.

Nein. Für die Nutzung von myhebrech ist eine durchgehende Internetverbindung erforderlich, da die Software vollständig webbasiert ist.

Für die Nutzung von myhebrech wird keine zusätzliche App benötigt. Alle Funktionen sind direkt in der webbasierten Anwendung enthalten.

Die App hebrech mobil bleibt weiterhin als ergänzende Lösung für HebRech PRO Kund:innen bestehen.

Die Abrechnung ist fest in myhebrech integriert. Eine Nutzung von myhebrech ohne den Abrechnungsdienst ist daher nicht vorgesehen.

Eine Kurzberatung kann telefonisch erfolgen. Im Sinne des Vertrags handelt es sich dabei um eine individuelle, persönliche telefonische Beratung im Zusammenhang mit Schwangerschaft oder Wochenbett.

Nicht als Kurzberatung gelten Terminvereinbarungen, Serienberatungen oder allgemeine Hinweise (z. B. per Sprachnachricht oder Newsletter). Auch das Versenden von E-Mails oder Textnachrichten ist nicht Bestandteil der abrechenbaren Kurzberatung.

Nein. Privatleistungen sind ausschließlich als gesondert vereinbarte Wahlleistungen möglich (z. B. individuelle Gesundheitsleistungen oder Kursbegleitungen). Diese müssen von der Leistungserbringung schriftlich vereinbart werden. 

Die Abrechnung erfolgt je abgeschlossene 5 Minuten.

Maßgeblich ist das Leistungsdatum. Alle Leistungen, die ab dem 01.11.2025 erbracht werden, sind nach den neuen Regelungen getrennt abzurechnen.

Nein. Für privatversicherte Frauen ändert sich nichts – die Abrechnung bleibt unverändert.

Ja, Leistungen bis einschließlich 31.10.2025 und Leistungen ab 01.11.2025 müssen in getrennten Rechnungen abgerechnet werden. 

Der erste Kontakt wird als „Hilfeleistung in der Schwangerschaft“ abgerechnet. Das hat den Vorteil, dass keine Kürzung erfolgt, selbst wenn eine andere Hebamme das Vorgespräch oder die Basisdatenerhebung bereits abgerechnet hat.

Die Gebühr für den Partner (z. B. bei Geburtsvorbereitungskursen) ist eine private Leistung und wird direkt an den Partner abgerechnet.
Ein Anspruch als pauschale Kassenleistung besteht nicht. Einige Krankenkassen übernehmen die Kosten jedoch anteilig auf Anfrage.

Ja, sofern die Inhalte nicht den vertraglich geregelten Rückbildungsleistungen entsprechen.

Nein. Ein ärztliches Attest ist nicht mehr erforderlich. Eine kurze schriftliche Begründung ist ausreichend und muss bei der Abrechnung angegeben werden. Es gibt keine festen Indikationen – entscheidend ist ein nachvollziehbarer, dokumentierter Grund.

Selbstlerneinheiten bestehen aus vorab bereitgestellten Videos oder anderen Medien, die den Teilnehmerinnen zum eigenständigen Lernen zur Verfügung stehen. Die Hebamme stellt die Qualität der Inhalte sicher und bindet diese pädagogisch sinnvoll in den Kurs ein, z. B. durch Vor- oder Nachbesprechungen.

Ja. Selbstlerneinheiten dürfen jedoch maximal 50 % der gesamten Kurszeit ausmachen.

Videos gelten als Selbstlerneinheiten und dürfen maximal die Hälfte der Kurszeit ausmachen. Sie müssen pädagogisch eingebettet sein und dürfen nicht aus frei verfügbaren Internetvideos bestehen.

Ja. Solange das Gesamtkontingent vonzehn Kursstunden nicht überschritten wird und die maximale Teilnehmerzahl nicht über 10 Frauen pro Termin liegt, kann der Zeitraum flexibel gestaltet werden.

Über die gesetzlichen Kostenträger dürfen maximal zehn Teilnehmerinnen abgerechnet werden. Eine elfte Person kann teilnehmen, wenn sie privatversichert ist oder selbst zahlt. Zur BG-Versicherungspflicht liegen derzeit keine verbindlichen Informationen vor. Bitte wende dich hierzu direkt an den DHV oder den GKV-Spitzenverband.

Ein PC-Wechsel ist mit HebRech PRO unkompliziert möglich. Gehe bitte wie folgt vor:

1. Datensicherung auf dem alten PC erstellen
Erstelle zunächst eine Datensicherung (Backup) von HebRech PRO.
Als Speicherort eignet sich z. B. ein USB-Stick oder eine externe Festplatte.

Alternativ kannst du die Online-Datensicherung auf dem hebrech-Server nutzen.
Solltest du dein Sicherungspasswort nicht mehr kennen, kannst du es über
Datensicherung > Sichern > „Haben Sie Ihr Passwort bereits gedruckt?“ erneut ausdrucken.

2. HebRech PRO auf dem neuen PC installieren
Installiere auf dem neuen PC zunächst die Demoversion von HebRech PRO.

3. Rücksicherung der Daten durchführen
Öffne HebRech PRO und wähle Datensicherung > Rücksichern (Restore).

• Bei lokaler Sicherung:
  Füge die Sicherungsdatei über „Lokale Sicherung von einem Datenträger zur Liste hinzufügen“ hinzu.
• Bei Online-Datensicherung:
  Gib deinen Namen, Vornamen und deinen Lizenzcode ein
  (Extras > Lizenzcode) und wähle anschließend die Online-Sicherung aus.

Sollte ein veralteter Lizenzcode erkannt werden, erhältst du automatisch einen aktuellen Code über ein Online-Update. Starte HebRech PRO danach neu.

4. Datensicherung erneut einrichten
Führe eine Online-Datensicherung durch und aktiviere anschließend die Option
„Online-Datensicherung immer bei Programmende durchführen“.

5. Deinstallation auf dem alten PC
Sobald du geprüft hast, dass alle Daten vollständig übertragen wurden, kannst du HebRech PRO auf dem alten PC über die Systemsteuerung deinstallieren.
Wenn du alle Daten endgültig löschen möchtest, bestätige dies während der Deinstallation.

Ja, zwei getrennte HebRech-PRO-Installationen auf einem PC sind möglich. Gehe dafür wie folgt vor:

1. Installiere das erste HebRech PRO über die Express-Installation im Ordner
   C:\HebRechw und verwende den vorgeschlagenen Namen HebRech.
2. Starte die Installation erneut.
3. Wähle „Benutzerdefinierte Installation (für erfahrene Anwender)“.
4. Lege unter „Installationsverzeichnis wählen“ einen neuen Ordner für das zweite Programm fest.
5. Nach Abschluss der Installation kannst du beide Programme unabhängig voneinander starten.
6. Zur besseren Unterscheidung kannst du die Desktop-Symbole individuell umbenennen.

Wichtig:
Updates müssen für jede Installation separat durchgeführt werden.

Eine Datensicherung ist eine vollständige Kopie aller in HebRech PRO gespeicherten Daten, z. B. Rechnungen, Adressen und Buchungen. Sie schützt dich vor Datenverlust und ist insbesondere wichtig, wenn:

• ein Computerdefekt auftritt,
• Daten versehentlich gelöscht werden,
• Viren oder Schadsoftware Daten verändern,
• ein PC-Wechsel erfolgt.

HebRech PRO bietet dir zwei sichere Möglichkeiten:

• Lokale Datensicherung:
  Speicherung auf z. B. USB-Stick oder externer Festplatte (empfohlen: getrennt vom PC aufbewahren).
• Online-Datensicherung:
  Verschlüsselte Sicherung auf hebrech-Servern mit persönlichem Passwort.

Wie wird eine Datensicherung durchgeführt?

Bei jeder Datensicherung wird immer der komplette Datenbestand gesichert.
Die Funktion findest du unter Datensicherung > Sichern oder direkt im Hauptfenster.

Im Schadensfall: Wie erfolgt die Rücksicherung?

Wähle Datensicherung > Rücksichern (Restore).
HebRech PRO zeigt dir alle verfügbaren Sicherungen an:

• Online-Sicherung: Zugriff auf online gespeicherte Daten (Lizenzcode und Passwort erforderlich)
• Manuelle Sicherung: Auswahl einer lokal gespeicherten Sicherungsdatei
• Lokale Sicherung hinzufügen: Import einer Sicherung, die noch nicht gelistet ist

Zusätzlich erstellt HebRech PRO automatische Sicherungen, die im Notfall ebenfalls genutzt werden können. Diese ersetzen jedoch nicht deine eigenen regelmäßigen Datensicherungen.

• Neue Bankverbindung
  Deine Bankverbindung änderst du unter Extras > Benutzerdaten > Bankverbindung. Bitte denke daran, hebrech deine neue Bankverbindung mitzuteilen, z. B. über das Fenster ‚Benutzerdaten‘ > "Bankverbindung jetzt übertragen".
  Auch die IK-Antragstelle in St. Augustin benötigt diese Information. (030-13001-1340).
• Neue Anschrift
  Deine Anschrift änderst du unter Extras > Benutzerdaten > Kontaktdaten. Denke auch hier daran, hebrech deine neue Anschrift mitzuteilen, z. B. im Fenster ‚Benutzerdaten‘ > "Kontaktdaten jetzt übertragen".
• Neuer Name
  Hat sich dein Name geändert, bspw. durch Heirat? Wende dich bitte an das Hotline-Team. Du erhältst kostenlos einen neuen Lizenzcode, mit dem die Änderung in HebRech PRO eingegeben werden kann. Deinen Lizenzcode änderst du anschließend unter Extras > Lizenzcode.

Die Liste der Kurse wird im Laufe der Jahre immer länger. Nach der kompletten Abrechnung eines Kurses werden der Kurs und die Teilnehmerliste in der Regel nicht mehr benötigt. Daher empfehlen wir, abgerechnete Kurse zu löschen. So bleibt deine Kursliste stets übersichtlich.
So gehst du vor:

• Drucke bei Bedarf die Teilnehmerliste ause.
• Wähle den Menüpunkt Stammdaten > Kurse > Kurstermine.  Markiere den zu löschenden Kurs und bestätige mit “Löschen”.

Solange sich eine Rechnung im Ausgangskorb befindet, kann sie jederzeit bearbeitet werden:

• Änderungen direkt in der Karteikarte vornehmen
  → Rechnung wird automatisch wieder auf „in Bearbeitung“ gesetzt
• Rechts- oder Doppelklick im Ausgangskorb
  → „Rechnung weiter bearbeiten“
• Statusänderung über Ändern > Zusatzinfos

Den aktuellen Verarbeitungsstand deiner Rechnung kannst du online beim hebrech-Service Center abrufen. Dies ist bei allen Rechnungen möglich, die über das hebrech-Service Center übertragen wurden. 

Du hast zwei Möglichkeiten: 

• Wähle den Menüpunkt Rechnung > Rechnungsstatus beim ServiceCenter. Hier kannst du den Status entweder für eine bestimmte oder für alle Rechnungen abrufen.
• Oder klicke beim Status auf die erste Zeile (hier steht z.B. "im ServiceCenter eingeg., bei Kasse eing., fällig ....). Den ausführlichen Statusbericht kannst du ausdrucken und bei Reklamationen direkt an die Krankenkasse schicken. 

Seit dem 01.10.2025 ist das DTA-Korrekturverfahren für alle Abrechnungszentren verpflichtend. Das Korrekturverfahren bezieht sich immer auf eine Ursprungsrechnung.

Du hast die Möglichkeit, bei einer Beanstandung durch das Abrechnungszentrum eine Korrektur über HebRech PRO vorzunehmen.

Rufe dazu die zu korrigierende Rechnung auf und klicke dort auf die Schaltfläche "Korrigieren".

Im nächsten Fenster werden drei Optionen angeboten. Wähle die jeweils zutreffende aus:

• Kassenwechsel für VKZ 1:
  Versicherung hat sich während der Betreuung geändert und einzelne Positionen sollen der neuen Kasse in Rechnung gestellt werden.
• Vollständige Beanstandung für VKZ 1:
  Die komplette Rechnung wird nicht bezahlt > falscher Kostenträger.
• Teilweise Beanstandung für VKZ 4:
  Wenn einzelne Positionen korrigiert werden müssen, zum Beispiel wegen eines falschen Datums oder falscher Uhrzeit.

Klicke auf die Schaltfläche "NEU" > Nachforderung zur aktuellen Karteikarte

Nachforderung für VKZ 2:
Diese ist anzuwenden, wenn Leistungen nicht abgerechnet wurden, zum Beispiel Materialpauschalen oder Wegegeld.

Befolge anschließend die weiteren Schritte und erstelle die "Korrektur-Rechnung".

Sende die neue Rechnung online über DruckRech, also den gewohnten Weg, an das jeweilige Abrechnungszentrum.

Seit über 50 Jahren entwickelt opta data passgenaue Services und digitale Lösungen für den betrieblichen Alltag in verschiedensten Bereichen des Gesundheitswesens. Als Innovationsführer treibt das Unternehmen Wandel und Veränderungen mit neuen Ideen voran. Als aktiver Gestalter der Digitalisierung unterstützt es Kund:innen und weitere Akteur:innen im Gesundheitswesen dabei, ihre Pläne zu verwirklichen.

Seit dem 1. Januar 2017 ist die hebrech GmbH & Co. KG ein Unternehmen der opta data Gruppe. Diese starke Partnerschaft sichert sowohl dieKontinuität als auch die Weiterentwicklung der hebrech-Lösungen. Kundinnen profitieren zudem von einem breiten Leistungsportfolio – von Abrechnung und Inkasso bis hin zu Banking- und TI-Lösungen.

Die Geschäftsführung der hebrech GmbH & Co. KG liegt bei Dr. Florian Muhß und Manuel Reuter. Sie stehen für eine enge Vernetzung innerhalb der opta data Gruppe und treiben gleichzeitig die strategische Weiterentwicklung der Marke hebrech voran.