Datenaustausch

Beim elektronischen Abrechnungsverfahren werden Rechnungen nicht als Papierausdruck, sondern in elektronischer Form an die Kassen übertragen. Zusätzliche Papierbelege wie ärztliche Anordnungen werden weiterhin per Post an die Kasse geschickt. Die technischen und juristischen Details können unter www.datenaustausch.de eingesehen werden. Das Verfahren wird bereits seit Jahren von den meisten Berufsgruppen der sogenannten 'sonstigen Leistungserbringer' angewendet. Die meisten Kassen nehmen mittlerweile elektronische Rechnungen von Hebammen an.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzliche Grundlage für Hebammen findet sich in § 301a SGB. Danach sind sowohl Kassen, als auch Hebammen zum elektronischen Datenaustausch verpflichtet. Sobald eine Kasse in der Lage ist, Hebammenrechnungen elektronisch anzunehmen, darf sie 5% des Rechnungsbetrags für die manuelle Erfassung abziehen, wenn sie dennoch eine Papierrechnung erhält. Die einzelnen Kassen räumen unterschiedliche Übergangsfristen ein, bis sie mit der Rechnungskürzung beginnen.

Hebammen, die elektronisch abrechnen wollen, müssen sich zum Datenaustausch erstmalig anmelden. Das Anmeldeformular muss einmalig an den Verband der Ersatzkassen (vdek) geschickt werden.

Mit HebRech haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre Rechnungen elektronisch zu versenden:

Der HebRech Daten-VersandService
In HebRech ist der elektronische Datenaustausch per Mausklick integriert: Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit HebRech und übertragen diese anschließend an das HebRech ServiceCenter. Wir kümmern uns um den technischen Ablauf und schicken Ihre elektronischen Daten unverzüglich an die jeweiligen Krankenkassen. Für alle inhaltlichen Fragen wendet sich die Krankenkasse direkt an Sie. Die Kasse überweist den Rechnungsbetrag direkt auf Ihr Bankkonto.
Für die Online-Übertragung reicht jede einfache Internet-Verbindung über Modem. Falls der HebRech-PC nicht mit dem Internet verbunden ist, können die Daten auch von einem anderen PC aus übertragen werden oder per CD oder Diskette verschickt werden.

Der HebRech Express-ZahlungsService
Sie übertragen Ihre Abrechnungsdaten online an das HebRech ServiceCenter und schicken uns die zugehörigen Papierunterlagen per Post. Nach erfolgreicher Plausibilitätsprüfung werden Ihre Abrechnungen an unseren Partner Severins GmbH weitergeleitet. Von dort erhalten Sie bereits nach wenigen Tagen den Gesamtbetrag überweisen. Severins kümmert sich um die Abwicklung mit den Kostenträgern und das Mahnwesen. Einfacher geht es nicht! Ausführliche Informationen erhalten Sie hier.

Eine ausführliche Beschreibung der verschiedenen Möglichkeiten finden Sie im Infoblatt Varianten der Abrechnung. Die Anmeldung zu einer der Varianten erfolgt durch die Rücksendung des Dokumentes Wartungs-Abo. Wenn Sie das Wartungs-Abo ausgefüllt zurückgeschickt haben, erhalten Sie wenige Tage später die Anleitung zur Erstellung elektronischer Rechnungen. Die jeweils aktuelle HebRech-Version erkennt automatisch, welche Kasse Rechnungen bereits elektronisch annimmt.

Auch bei den Krankenkassen muss man sich vor dem ersten Datenversand anmelden. Das Anmeldeformular ist an den vdek zu schicken.

Startet eine Kasse mit der elektronischen Rechnungsannahme, erfolgt zunächst eine Erprobungsphase. In dieser Übergangszeit werden Rechnungen im Parallelbetrieb, d.h. elektronisch und zusätzlich als Papierrechnung, verschickt. In der Erprobungsphase wird die Zahlung erst veranlasst, wenn die Papierrechnung eingegangen ist.

Nutzerinnen des HebRech ServiceCenters brauchen sich nicht um die Details der Erprobungsphase zu kümmern. Während dieser Phase können Sie parallel zur Papierrechnung eine elektronische Rechnung übertragen. Die Teilnahme an der Erprobungsphase ist freiwillig. Zusätzliche Belege (Versichertenbestätigung, ärztliche Anordnung) werden der Papierrechnung beigelegt.

Selbstabrechner über dakota müssen die Erprobungsphase selbständig durchführen. Selbstabrechner werden von der Kasse über das Ende der Erprobungsphase benachrichtigt.

Im Echtbetrieb werden Rechnungen ausschließlich elektronisch übermittelt. Der Papierausdruck der Rechnung dient zum Abheften für die eigene Buchhaltung. Zusätzliche Belege zur Rechnung (Versichertenbestätigung, ärztliche Anordnung) müssen zusammen mit dem Beleg-Begleitzettel per Post an die Kasse geschickt werden.

HebRech erkennt anhand der von Ihnen eingegebenen IK der Krankenkasse automatisch, ob die Krankenkasse online versendete Rechnungen annimmt.

Fast alle Kassen nehmen elektronische Rechnungen im Echtbetrieb an.
Es gibt noch wenige Ausnahmen, die keine elektronischen Rechnungen annehmen:

BKK AXEL SPRINGER
BKK GRILLO-WERKE AG
IKK Brandenburg und Berlin
IKK Classic Fusionsbereich IKK Hamburg
alle Knappschaften

Wir werden Sie an dieser Stelle stets über den aktuellen Stand unterrichten.