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Beim elektronischen Abrechnungsverfahren werden Rechnungen nicht mehr als Papierausdruck, sondern in elektronischer Form an die Kassen übertragen. Das Verfahren wird bereits seit Jahren von den meisten Berufsgruppen der sogenannten 'sonstigen Leistungserbringer' angewendet. Seit September 2005 nehmen die ersten Kassen elektronische Rechnungen von Hebammen an. Damit können auch Hebammen von den Vorteilen profitieren: Sie brauchen sich nicht mehr um die richtige Abrechnungsstelle der Kasse zu kümmern und haben eine deutliche Portoersparnis.

Datenaustausch

Beim Datenaustausch werden sämtliche Rechnungsdaten an die Kassen übertragen. Es gibt mehrere Übertragungswege wie Internet, E-Mail oder Datenträgerversand. Zusätzliche Papierbelege wie ärztliche Anordnungen werden weiterhin per Post an die Kasse geschickt. Die technischen und juristischen Details können unter www.datenaustausch.de eingesehen werden.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzliche Grundlage für Hebammen findet sich in § 301a, SGB. Danach sind sowohl Kassen, als auch Hebammen zum elektronischen Datenaustausch verpflichtet. Sobald eine Kasse in der Lage ist, Hebammenrechnungen elektronisch anzunehmen und sie erhält dennoch eine Papierrechnung aus Gründen, die die Hebamme zu verantworten hat, darf die Kasse 5% des Rechnungsbetrags für die manuelle Erfassung abziehen. Die einzelnen Kassen räumen unterschiedliche Übergangsfristen ein, bis sie mit der Rechnungskürzung beginnen.

Hebammen, die elektronisch abrechnen wollen, müssen sich zum Datenaustausch erstmalig anmelden. Das Anmeldeformular muss einmalig an den vdek geschickt werden. (Das Formular ist nicht für diejenigen Kassen notwendig, denen Sie heute bereits Daten schicken. Es ist für diejenigen Kassen gedacht, die zukünftig mit dem Datenaustausch beginnen werden. So müssen Sie sich nicht bei jeder Kasse einzeln anmelden.)

In HebRech ist der Datenaustausch per Mausklick integriert. Sie benötigen keine zusätzlichen Kenntnisse. Papierlose Rechnungen werden über das HebRech-ServiceCenter oder direkt (Selbstabrechner) an die Kassen versendet. Für die Online-Übertragung reicht jede einfache Internet-Verbindung über Modem. Falls der HebRech-PC nicht mit dem Internet verbunden ist, können die Daten auch von einem anderen PC aus übertragen werden oder per Diskette verschickt werden. Eine ausführliche Beschreibung der verschiedenen Möglichkeiten finden Sie im Infoblatt Rechnungen papierlos an die Kassen. Die Anmeldung zu einer der Varianten erfolgt durch die Rücksendung des Dokumentes Wartungs-Abos.

Wenn Sie das Wartungs-Abo ausgefüllt zurückgeschickt haben, erhalten Sie wenige Tage später die Anleitung zur Erstellung papierloser Rechnungen. Die jeweils aktuelle HebRech-Version erkennt automatisch, welche Kasse Rechnungen bereits elektronisch annimmt.

Inzwischen nutzen schon mehrere tausend Hebammen das elektronische Verfahren und sind begeistert über den reibungslosen Ablauf. Häufig wird gefragt, warum Hebammen dieses komfortable Verfahren erst jetzt nutzen können.

Auch bei den Krankenkassen muss man sich vor dem ersten Datenversand anmelden. Das Anmeldeformular (PDF) ist an den VdeK zu schicken.

Erprobungsphase

Startet eine Kasse mit der elektronischen Rechnungsannahme, erfolgt zunächst eine Erprobungsphase. In dieser Übergangszeit werden Rechnungen im Parallelbetrieb, d.h. elektronisch und zusätzlich als Papierrechnung, verschickt. In der Erprobungsphase wird die Zahlung erst veranlasst, wenn die Papierrechnung eingegangen ist.

Nutzerinnen des HebRech-ServiceCenters brauchen sich nicht um die Details der Erprobungsphase zu kümmern. Während dieser Phase können Sie parallel zur Papierrechnung eine elektronische Rechnung übertragen. Die Teilnahme an der Erprobungsphase ist freiwillig. Zusätzliche Belege (Versichertenbestätigung, ärztliche Anordnung) werden der Papierrechnung beigelegt.

Selbstabrechner über dakota müssen die Erprobungsphase selbständig durchführen. Selbstabrechner werden von der Kasse über das Ende der Erprobungsphase benachrichtigt.

Echtbetrieb

Im Echtbetrieb werden Rechnungen ausschließlich elektronisch übermittelt. Der Papierausdruck der Rechnung dient zum Abheften für die Buchhaltung. Zusätzliche Belege zur Rechnung (Versichertenbestätigung, ärztliche Anordnung) müssen zusammen mit dem Belegbegleitzettel per Post an die Kasse geschickt werden.

HebRech erkennt anhand der von Ihnen eingegebenen IK der Krankenkasse automatisch, ob die Krankenkasse online versendete Rechnungen annimmt.

Überblick - Stand September 2009

Folgende Kassen nehmen papierlose Rechnungen im Echtbetrieb über das HebRech-ServiceCenter an:

Mit folgenden Kassen läuft die Erprobungsphase.

Außer den o.g. Kassen ist zur Zeit keine Kasse in der Lage papierlose Rechnungen von Hebammen anzunehmen. Wir werden Sie an dieser Stelle stets über den aktuellen Stand unterrichten.